Qué hacer cuando tienes demasiado trabajo pero delegar no es una opción, según dos expertos en productividad de Harvard

Hace muchos años trabajaba en una de las tiendas de una gran empresa de moda y llevaba un equipo. Cuando me sentía desbordada lo primero que hacía era delegar en personas de mi confianza para poder llegar a todo. Ahora teletrabajo y digamos que mis labores son más individualistas por lo que, cuando estoy agobiada, delegar no es una opción viable en muchos casos. Por suerte Harvard ha tenido a bien ayudarme con dos expertos de fama internacional: Frans van Loef y Jordan Stark.

Son expertos en aumentar la productividad y en la revista Harvard Business Review han dado tres estrategias clave para reevaluar nuestro trabajo, reducir la sobrecarga y mejorar la productividad. Como expertos con más de 20 años de experiencia en el desarrollo y la reestructuración de la capacidad organizacional de los equipos, su criterio está más que contrastado. Cuando sientas que estás sobrecargada y no puedas delegar en nadie, prueba alguna de ellas. Yo he usado todas y spoiler: funcionan.

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Define qué es "suficientemente bueno"

La psicóloga Mamén Jiménez nos explicaba que aunque el perfeccionismo pueda parecer una virtud, “si no lo tenemos controlado puede convertirse en un enemigo total de nuestra autoestima”. Si estamos más acostumbrados a fracasar, a cometer errores y lidiar con la frustración, es poco probable que seamos personas que persiguen el perfeccionismo, porque son conscientes de que no existe. Para Loef y Stark, “el perfeccionismo es una de las mayores pérdidas de tiempo y energía”.

Lo que proponen es que cuando estamos sobrecargados, hagamos un análisis de lo que tenemos delante y tengamos unas perspectivas claras para optimizar los esfuerzos. Que definamos qué es suficientemente bueno para seguir adelante con otra tarea de la pila de pendientes. Debemos esforzarnos pero no buscar la perfección, especialmente en los momentos en que hay una carga de trabajo mas alta. Pregúntate qué es suficientemente bueno en ese momento y calibra de forma intencional el esfuerzo en función del proyecto. Por ejemplo, puedes enviar actualizaciones preliminares en lugar de informes finalizados o simplificar los procesos de toma de decisiones para continuar avanzando.

Elimina las tareas ocultas de poco valor

Imagina una semana de trabajo y piensa en la cantidad de tiempo que pierdes en reuniones, en conversaciones en las que no te explican bien un cambio, en tareas repetitivas que no aportan nada… Las reuniones por ejemplo, son trampas para la productividad, y los cientos de emails que recibimos al día, también. Es importante invertir algo de tiempo en localizar esos ladrones de tiempo para terminar con ellos o al menos, para reducir el tiempo que le dedicamos. Loaf y Stark aseguran que “identificar y descargar tareas que agotan el tiempo sin agregar valor real te permite concentrarte en lo que realmente importa”.

Reduce tu disponibilidad

Aunque Loaf y Stark enfocan este punto a la disponibilidad de un líder, asegurando que “demasiado acceso a un líder genera dependencia, distracciones e ineficiencia”, y que es preferible que contacten en momentos clave o utilizando actualizaciones asincrónicas, este punto podemos adaptarlo a cualquier trabajador. Cualquiera podemos limitar las interacciones o disponibilidad para concentrarnos. Te pongo mi ejemplo: trabajo con un equipo y siempre estamos comunicados y disponibles para todos, pero si tengo que escribir un tema complejo, utilizo el modo monje y silencio las notificaciones de todo. Me pongo los cascos, apago el teléfono y durante un tiempo determinado, solo estoy concentrada en lo que tengo delante. Mi productividad se dispara.

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Es cierto que no existe la plena productividad y que es imposible mantener una concentración del 100% en todo momento, pero existen formas de liberar capacidad y ser algo más intencional con lo que hacemos. Y sobre todo, existen estrategias para que la sobrecarga de trabajo o el hecho de sentirnos desbordados, no nos bloquee. Es mejor parar y reestructurar para seguir, que dejarnos llevar por la desesperación de que no llegamos a nada y no tenemos a quién delegar.

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